Administrasi Personil Staf

BAB II

PEMBAHASAN

 Administrasi Personil Staf

A.    Pengertian

            Seperti yang telah dijelaskan terdahulu bahwa administrasi adalah usaha/proses pengendalian kerjasama sejumlah orang untuk mencapai suatu tujuan. Oleh karena itu faktor manusia dalam administrasi adalah faktor yang menentukan dalam keseluruhan proses pelaksanaan kegiatan menuju tercapainya tujuan yang telah dirumuskan. Kualitas program pendidikan bergantung pada personil yang mempunyai kesanggupan dan keinginan berprestasi. Tanpa personil yang cakap dan bertanggung jawab, program pendidikan yang dibangun atas konsep-konsep yang baik dan dirancang dengan teliti tidak dapat dilaksanakan dengan efektif dan efisien. Oleh karena itu faktor manusia dalam proses administrasi harus diatur, dikendalikan dan di kembangkan secara efisien pula, guna meningkatkan efektifitasnya dalam mewujudkan konsep-konsep yang telah dirancang dengan baik dalam bentuk nyata.[1]

            Administrasi personil sendiri adalah segenap proses penataan yang bersangkut-paut dengan masalah memperoleh dan menggunakan tenaga kerja di sekolah dengan efesien, demi tercapainya tujuan sekolah yang telah ditentukan sebelumnya. Sedangkan yang dimaksud dengan Personil Staf adalah salah satu bidang administrasi yang utama. Bidang ini meliputi sejumlah fungsi manajemen di samping penggunaan teori-teori yang cukup rumit untuk memperoleh tujuan-tujuan organisasi secara maksimum. Sekurang-kurangnya enam bidang perlu dibicarakan, yaitu :

»        Kebijakan personil

»        Perkiraan kebutuhan

»        Perencanaan pegawai

»        Seleksi dan pengangkatan

»        Cara pemutusan kerja

»        Penilaian pekerjaan

»        Pengembangan.[2]

Secara urut maka proses tersebut adalah :

»     Merencanakan kebutuhan pegawai

»     Penarikan, nilai dari mengumumkan kebutuhan pegawai, menyeleksi.

»     Penempatan (placement sesuai dengan formasi).

»     Menggunakan tenaga kerja termasuk merangsang gairah kerja dengan menciptakan kondisi-kondisi atau suasana kerja yang baik.

»     Memelihara kesejahteraan pegawai berupa gaji, insentif, hari libur dan cuti, pertemuan-pertemuan yang bersifat kekeluargaan, dan bentuk-bentuk esejahteraan lainnya.

»     Mengatur kenaikan pangkat dan kenaikan gaji yang lain.

»     Meningkatkan mutu pegawai baik melalui pendidikan maupun kesempatan-kesempatan lain, misalnya mengikuti pendidikan (insentive training), penataran, diskusi ilmiah, lokakarya, langganan majalah dan surat kabar, menjadi annggota perkumpulan profesi dan sebagainya

»     Mengadakan penilaian terhadap prestasi kerja pegawai untuk memperoleh data dalam rangka peningkatan pegawai.

»     Menata pemutusan hubungan kerja dengan pegawai.

Jenis personil di sekolah ada beberapa, jika ditinjau dari tugasnya yaitu :

a)      Tenaga pendidik

Tenaga pendidik terdiri atas pembimbing, penguji, pengajar dan pelatih.

b)      Tenaga fungsional kependidikan

Tenaga fungsional kependidikan terdiri atas penilik, pengawas, peneliti dan pengembang di bidang pendidikan dan perpustakaan.

c)      Tenaga teknis kependidikan

Tenaga teknis kependidikan terdiri atas laporan dan teknisi sumber belajar.

d)     Tenaga pengelola satuan pendidikan

Tenaga pengelola satuan pendidikan terdiri atas kepala sekolah, direktur, ketua, rektor dan pimpinan satuan pendidikan luar sekolah.

e)      Tenaga administrasif/staf tata usaha

            Jika ditinjau dari statusnya, maka pada lembaga negeri terdapat pegawai tetap, pada lembaga swasta terdapat pegawai yang diperbantukan, yaitu :

·         pegawai yasasan

·         dan pegawai honorer.

            Selanjutnya Dr. Hadari Nawawi membedakan proses pengelolaan kepegawaian sebagai managemen operatif dalam dua kategori :

»        Administrasi kepegawaian dalam arti luas, yakni yang menyangkut kebijaksanaan (policy) penerimaan (selekksi) penempatan, pembinaan dalam menciptakan perangkat kepegawaian yang stabil, berprestasi, berkelangsungan dan setia pada organisasi kerja.

»        Administrasi kepegawaian dalam arti sempit, yakni kegiatan yang menyangkut tata usaha kepegawaian dalam memenuhi haknya antara lain mengenai memproses surat menyurat pengangkatannya, pemindahannya, kenaikan pangkatnya, pemberhentiannya, dll.

            Kegiatan pengaturan, pengendalian dan pengembangan manusia (personil) dalam suatu organisasi merupakan bidang tugas dan administrasi kepegawaian atau bidang personalia. Jelasnya bidang ini mengurus masalah penerimaan pegawai, penempatan tenaga guru yang sesuai menurut bidang studynya. Memperhatikan kesejahteraan pegawai, menyusun job description (diskripsi pekerjaan) dan klafisikasi pekerjaan serta mengadakan bimbingan-bimbingan terhadap seluruh pegawai (tenaga tekhnis dan tenaga administrative) guna meningkatkan dan mengembangkan kemampuan seluruh pegawai dalam bidang tugasnya masing-masing.[3]

            Kemampuan seorang guru (pegawai) dalam mengembangkan potensi-potensinya dalam bidangnya masing-masing juga akan berdampak pada suasana pendidikan ditempat atau sekolah yang bersangkutan. Keberhasilan pegawai (guru) dalam melaksanakan kegiatan pembelajaran, strategi dan metode akan berdampak baik bagi proses pendidikan tersebut.[4]

B.     Kebijakan personil

            Personil Staf sekolah bertanggung jawab dan terlibat dalam proses rekrutmen (dalam arti penentuan jenis guru yang diperlukan) dan pembinaan struktural staf sekolah (kepala sekolah, wakil kepala sekolah, guru dan staf lainnya). Sementara itu pembinaan profesional dalam rangka pembangunan kapasitas/kemampuan kepala sekolah dan pembinaan keterampilan guru dalam pengimplementasian kurikulum termasuk staf kependidikan lainnya dilakukan secara terus menerus atas inisiatif sekolah. Untuk itu birokrasi di luar sekolah berperan untuk menyediakan wadah dan instrumen pendukung. Dalam konteks ini pengembangan profesioanl harus menunjang peningkatan mutu dan pengharhaan terhadap prestasi perlu dikembangkan. Manajemen peningkatan mutu berbasis sekolah memberikan kewenangan kepada sekolah untuk mengkontrol sumber daya manusia, fleksibilitas dalam merespon kebutuhan masyarakat, misalnya pengangkatan tenaga honorer untuk keterampilan yang khas, atau muatan lokal. Demikian pula mengirim guru untuk berlatih di institusi yang dianggap tepat.

            Konsekwensi logis dari itu, sekolah harus diperkenankan untuk:

·         mengembangkan perencanaan pendidikan dan prioritasnya didalam kerangka acuan yang dibuat oleh pemerintah.

·         Memonitor dan mengevaluasi setiap kemajuan yang telah dicapai dan menentukan apakah tujuannya telah sesuai kebutuhan untuk peningkatan mutu.

·         Menyajikan laporan terhadap hasil dan performannya kepada masyarakat dan pemerintah sebagai konsumen dari layanan pendidikan (pertanggung jawaban kepada stake-holders).

            Uraian tersebut di atas memberikan wawasan pemahaman kepada kita bahwa tanggung jawab peningkatan kualitas pendidikan secara mikro telah bergeser dari birokrasi pusat ke unit pengelola yang lebih dasar yaitu sekolah. Dengan kata lain, didalam masyarakat yang komplek seperti sekarang dimana berbagai perubahan yang telah membawa kepada perubahan tata nilai yang bervariasi dan harapan yang lebih besar terhadap pendidikan terjadi begitu cepat, maka diyakini akan disadari bahwa kewenangan pusat tidak lagi secara tepat dan cepat dapat merespon perubahan keinginan masyarakat tersebut.

            Kondisi ini telah membawa kepada suatu kesadaran bahwa hanya sekolah yang sekolah yang dikelola secara efektiflah (dengan manajemen yang berbasis sekolah) yang akan mampu merespon aspirasi masyarakat secara tepat dan cepat dalam hal mutu pendidikan.Institusi pusat memiliki peran yang penting, tetapi harus mulai dibatasi dalam hal yang berhubungan dengan membangun suatu visi dari sistem pendidikan secara keseluruhan, harapan dan standar bagi siswa untuk belajar dan menyediakan dukungan komponen pendidikan yang relatif baku atau standar minimal.  Karena keberhasilan suatu organisasi (pendidikan)nantara lain ditentukan oleh kualitas pembuatan dan perbaikan kebijakan personil yang berkelanjutan. Pembuatan kebijakan biasanya menjadi hak prerogatif administrator bersam-sama dengan memegang kebijaksanaan di tingkat yang lebih tinggi, aspek-aspek kebijakan personil meliputi ketentuan-ketentuan yang berhubungan dengan :

·         Perencanaan pegawai

·         Pencarian (recruitment), pemilihan dan penempatan

·         Penggajian (compensation)

·         Pengembangan staf

·         Evaluasi dan yang lain-lain yang berhubungan dengan staf mengajar dan staf administratif.[5]

            Konsep ini menempatkan pemerintah dan otorits pendidikan lainnya memiliki tanggung jawab untuk menentukan kunci dasar tujuan dan kebijakan pendidikan dan memberdayakan secara bersama-sama sekolah dan masyarakat untuk bekerja di dalam kerangka acuan tujuan dan kebijakan pendidikan yang telah dirumuskan secara nasional dalam rangka menyajikan sebuah proses pengelolaan pendidikan yang secara spesifik sesuai untuk setiap komunitas masyarakat.Jelaslah bahwa konsep manajemen peningkatan mutu berbasis sekolah ini membawa isu desentralisasi dalam manajemen (pengelolaan) pendidikan dimana birokrasi pusat bukan lagi sebagai penentu semua kebijakan makro maupun mikro, tetapi hanya berperan sebagai penentu kebijakan makro, prioritas pembangunan, dan standar secara keseluruhan melalui sistem monitoring dan pengendalian mutu.

             Konsep ini sebenarnya lebih memfokuskan diri kepada tanggung jawab individu sekolah dan masyarakat pendukungnya untuk merancang mutu yang diinginkan, melaksanakan, dan mengevaluasi hasilnya, dan secara terus menerus mnyempurnakan dirinya. Semua upaya dalam pengimplementasian manajemen peningkatan mutu berbasis sekolah ini harus berakhir kepada peningkatan mutu siswa (lulusan).

            Sementara itu pendanaan walaupun dianggap penting dalam perspektif proses perencanaan dimana tujuan ditentukan, kebutuhan diindentifikasikan, kebijakan diformulasikan dan prioritas ditentukan, serta sumber daya dialokasikan, tetapi fokus perubahan kepada bentuk pengelolaan yang mengekspresikan diri secara benar kepada tujuan akhir yaitu mutu pendidikan dimana berbagai kebutuhan siswa untuk belajar terpenuhi. Untuk itu dengan memperhatikan kondisi geografik dan sosiekonomik masyarakat, maka sumber daya dialokasikan dan didistribusikan kepada sekolah dan pemanfaatannya dipercayakan kepada sekolah sesuai dengan perencanaan dan prioritas yang telah ditentukan oleh sekolah tersebut dan dengan dukungan masyarakat. Pedoman pelaksanaan peningkatan mutu kalaupun ada hanya bersifat umum yang memberikan rambu-rambu mengenai apa-apa yang boleh/tidak boleh dilakukan.

            Secara singkat dapat ditegaskan bahwa akhir dari itu semua bermuara kepada mutu pendidikan. Oleh karena itu sekolah-sekolah harus berjuang untuk menjadi pusat mutu (center for excellence) dan ini mendorong masing-masing sekolah agar dapat menentukan visi dan misi nya utnuk mempersiapkan dan memenuhi kebutuhan masa depan siswanya.

C.    Perkiraan Kebutuhan Personil

            Perkiraan besarnya jumlah personil yang diperlukan haruslah di dasarkan pada tujuan organisasi dan jumlah murid yang akan mengikuti program. Tujuan-tujuan organisasi memberi arah tentang bagaimana program harus dikembangkan dan sekaligus berpengaruh terhadap perkiraan personil yang diperlukan. Dalam perencanaan perlu juga dipertimbangkan ramalan-ramalan (prediksi) tentang kecendrungan sosial dan pertumbuhan ekonomi. Yang demikian itu memberi dampak pada jumlah murid yang akan terdaaftar disekolah.

            Menurut A.A. Anwar Prabu mangkunegara, perencanaan adalah proses peramalan, pengembangan, pengimplentasian dan pengontrolan yang menjamin lembaga mempunyai kesesuaian jumlah pegawai, penempatan pegawai secara benar, waktu yang tepat secara ekonomis dan lebih bermanfaat. Perencanaan personil yang baik ialah bila didalamnya terdapat hal-hal yang meluruskan jalan bagi kemudahan pengembangan dan penetapan kebijakan yang menyangkut promosi, pencarian tenaga baru, pemberian kesejahteraan, evaluasi penampilan dan sebagainya.

            Tujuan analisis kebutuhan adalah :

Ø  Pemetaan keseimbangan proporsi jumlah tenaga kependidikan seperti (dosen,teknisi, laboran, pustakawan, ahli kurikulum, ahli evaluasi, ahli pengujian. Dan sebagainya) dengan pertumbuhan jumlah kliennya seperti mahasiswa, siswa, guru dan alat yang dikelola,

Ø  Mengetahui kecenderungan tenaga-tenaga yang akan memasuki usia pensiun, pindah, pengembangan organisasi dan unit baru,

Ø  Mengetahui proyeksi kebutuhan sumber daya tenaga yang diperlukan selama lima tahun sampai sepuluh tahun yang akan datang.

            Ada beberapa metode/pendapat yang digunakan untuk meramalkan kebutuhan tenaga menurut manulang[6] di antaranya ;

Ø  Metode Status Quo

Metode ini menganggap bahwa persediaan pegawai yang ada sudah cukup untuk masa tertentu karena perbandingan pegawai tetap dan tidak berubah. Perencanaan tenaga kerja hanya mencakup langkah-langkah untuk mengganti beberapa orang pegawai yang baik di promosikan maupun yang keluar karena berbagai alasan.

Ø  Metode petunjuk praktis

Metode ini digunakan sebagai dasar untuk meramal kebutuhan akan tenaga. Contoh berdasar petunjuk bahwa rasio dosen : rasio mahasiswa 1 :20 maka jika akan menerima 200 mahasisiwa berarti harus menyiapkan dosen sebanyak 20 orang.

Ø  Metode peramalan unit

Pada metode ini ramalan tenaga kerja dibuat berdasarkan masukan dari unit-unit pelaksana tentang jenis dan frequensi pekerjaan yang dilakukan di setiap unit. Cara ini cocok untuk kebutuhan jangka pendek.

Ø  Metode delphi

Pada cara ramalan tenaga dibutuhkan pendapat-pendapat para ahli. Cara inii cocok untuk kebutuhan jangka panjang.

            Dalam rangka perencanaan kepegawaian secara nasional dan pengendalian jumlah pegawai maka sebelum menetapkan formasi harus terlebih dahulu mendapat pertimbangan dari Kepala Badan Kepegawaian Negara. Formasi masing-masing satuan organisasi Negara disusun berdasarkan analisis kebutuhan dan penyediaan pegawai sesuai dengan jabatan yang tersedia dengan memperhatikan norma, standar prosedur yang telah ditetapkan pemerintah. Analisis kebutuhan didasarkan pada :

Ø  Jenis pekerjaan adalah macam-macam pekerjaan yang harus dilakukan oleh suatu satuan organisasi dalam melaksanakan tugas pokoknya.

Ø  Sifat pekerjaan adalah pekerjaan yang berpengaruh pada penetapan foormasi yaitu sifat pekerjaan yang ditinjau dari sudut waktu untuk melaksanakan pekerjaan itu.

Ø  Analisis beban kerja dan perkiraan kapasitas pegawai dalam jangka waktu tertentu adalah prequensi rata-rata masing-masing jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu

Ø  Beban kerja adalah frekuensi rata-rata masing-masing jenis pekerrjaan dalam jangka waktu tertentu. Memperhatikan beban kerja dari masing-masing satuan organisasi dapat dilakukan berdasarkan perhitungan atau berdasarkan pengalaman.

Ø  Prinsip pelaksanaan pekerjaan, sangat besar pengaruhnya dalam menentukan formasi

Ø  Peralatan yang tersedia atau diperkirakan akan tersedia dalam melaksanakan pekerjaan sesuai dengan tugas pokok akan mempengaruhi penentuan jumlah pegawai yang akan diperlukan, karena umumnya semangkin tinggi mutu peralatan yang digunakan dan tersedia dalam jumlah yang memadai dapat mengakibatkan makin sedikit jumlah pegawai yang akan diperlukan.

D.    Pengadaan Personil Baru

            Dalam proses pencarian personil yang baru terdapat sejumlah komponen antara lain :

·         Perkenalan dan penjelasan tentang kedudukan baru yang akan dicarikan personilnya.

·         Pengumuman ttentang adanya lowongan kerja

·         Usaha merangsang dan memberikan informasi yang lengkap kepada calon-calon yang berminat.

            Tujuan mencari personil yang baru ini ialah untuk menempatkan tenaga-tenaga yang berkualitas sesuai dengan posisi yang akan ditempatinya dan kemudian memikatnya agar suapaya memajukan lamaran. Ada beberapa langkah dalam proses pencarian personil baru. Pertama sekali dimulai dengan pengembangan kebijakan mendapatkan personil. Bila kegiatan ini telah dilakukan, maka kegiatan pencarian personil itu dilimpahkan pada staf atau panitia khusus yang telah dibentuk. Staf atau personil selanjutnya melaksanakan tugas berkaitan dengan pencarian, mulai dari persiapan, pengumuman, selesi penentuan hasil dan sebagainya sampai kepada tahap akhir pemangilan calon yang telah dinyatakan diterima.

---

[1] Drs.H.zainy Chalish hamdy,M.Ed,Dkk, Administrasi Pendidikan dan Supervisi pendidikan.Penerbit IAIn Press Medan. Hal 60-61

[2] Dian, Eka Priyantoro,S.Pd.i.,M.Pd,Diktat Administrasi Pendidikan. Fakultas Tarbiyah IAIN-SU,2011. Hal 118

[3] Drs. Mahidin.M.Pd,Administrasi Pendidikan.Fakultas Tarbiyah IAIN SU,2009. Hal 40

[4] Dr.H.Syaiful. Sagala,M.Pd,administrasi pendidikan Kontemporer.Penerbit Alfabeta Bandung,2000. Hal 83

[5] Dian, Eka Priyantoro,S.Pd.i.,M.Pd,Diktat Administrasi Pendidikan. Fakultas Tarbiyah IAIN-SU,2011. Hal 119

[6] M.Manulang Arikunto,2009.Manejemen pendidikan. Yogyakarta :Gadjah Mada Universitas Press. Hal 30